Come la digitalizzazione aiuta a gestire le spese di trasferta

L’interconnessione, l’automazione e la digitalizzazione dei sistemi produttivi hanno portato negli ultimi anni a un cambiamento radicale che ha toccato tutte le aree della produzione manifatturiera.

Industria 4.0 e “quarta rivoluzione industriale” sono infatti i termini più utilizzati per descrivere l’insieme di tecnologie e innovazioni che aiutano le aziende manifatturiere a migliorare e accelerare la produzione, rendendo idee e prodotti sempre più accessibili e competitivi sul mercato globale.

E’ l’azienda Soldo a entrare sul tema.

Tuttavia, i vantaggi della digitalizzazione nel settore manifatturiero non riguardano soltanto la produzione di beni: le aree di supporto, come quella finanziaria, possono infatti beneficiare dell’adozione di sistemi all’avanguardia che garantiscano maggior precisione e controllo nella gestione delle spese dei propri dipendenti.

Dalle spese di trasferta a quelle d’ufficio, digitalizzare i processi di gestione degli acquisti aiuta i dipendenti a rendicontare le spese in modo più accurato, semplice e veloce, mentre il reparto amministrativo ha una visione completa di tutte le transazioni in tempo reale.

Come gestire le spese dei dipendenti in trasferta

Commerciali, addetti alle vendite, installatori, addetti al montaggio e alla manutenzione: sono tantissime le categorie di dipendenti che effettuano trasferte per conto dell’azienda, trasferte che nel settore manifatturiero possono durare anche mesi.

Anzitutto, quali sono le voci di spesa di una trasferta lavorativa?

– Trasporto: Le spese di viaggio includono i costi dei biglietti aerei, dei treni, degli autobus, delle auto a noleggio e dei taxi necessari per il raggiungimento della destinazione di lavoro.
– Alloggio: Le spese di alloggio coprono il costo dell’hotel o di altre soluzioni di alloggio temporaneo durante il periodo di trasferta.
– Pasti: Le spese di pasto possono includere i pasti consumati durante il viaggio o durante il soggiorno in un’altra città.
– Spese accessorie: Queste possono includere i costi dei visti, delle assicurazioni di viaggio, delle spese di lavanderia, delle chiamate telefoniche o di internet effettuate per motivi di lavoro, dei pedaggi autostradali e di altre spese simili sostenute durante il viaggio.

Come gestire tutte le spese legate ai viaggi di lavoro

Le politiche e le procedure relative alle spese di trasferta sono variabili, in quanto ciascuna azienda adotta linee guida specifiche che stabiliscono i massimali di spesa consentiti per ogni categoria.

Il metodo maggiormente utilizzato è quello dell’anticipo delle spese: il dipendente paga di tasca propria tutte le spese legate alla trasferta, colleziona scontrini e ricevute fiscali e al suo rientro compila una nota spese che il reparto amministrativo dovrà poi approvare (previa verifica di ciascuna transazione) prima di erogare un rimborso. Ma siamo davvero sicuri che questo sia il metodo più efficiente ai tempi dell’Industria 4.0?

Come la digitalizzazione può aiutare

La digitalizzazione in particolare aiuta a gestire al meglio le spese dei dipendenti in trasferta. Lo fa attraverso alcuni punti che riassumiamo di seguito.

1) Maggior visibilità sulle spese effettuate

In genere, la verifica delle spese avviene solo una volta alla fine del mese. Fino ad allora, il reparto finanziario non ha alcuna informazione né controllo sugli acquisti effettuati. E la situazione è anche più complicata per i trasfertisti che invece devono attendere il completamento dell’intero progetto prima di poter inviare la propria richiesta di rimborso.

L’adozione di una piattaforma di gestione delle spese permette invece di mantenere la massima visibilità su tutte le spese: il dipendente paga utilizzando una carta Soldo, per esempio, fotografa lo scontrino e lo carica sulla app mobile e aggiunge informazioni pertinenti all’acquisto (nome del progetto o cliente, data, categoria di spesa, IVA); i responsabili possono approvare le spese online, eliminando la necessità di approvazioni cartacee o di e-mail.

I dati relativi alla spesa vengono registrati dal sistema e sono consultabili in tempo reale dal reparto amministrativo, che può quindi verificare immediatamente che un acquisto sia stato effettuato nel rispetto della policy di spesa aziendale.

2) Creare budget dedicati a ciascun progetto

Con un numero variabile di dipendenti in trasferta, è molto difficile per il reparto amministrativo tracciare le spese legate a ogni singolo progetto o cliente. La creazione di budget dedicati è la soluzione ideale, ma fino a che punto un sistema automatizzato può aiutare a creare un’allocazione dei fondi accurata?

Con una soluzione come quella di Soldo, si può personalizzare il proprio account e adattarlo alle specifiche esigenze: per una corretta assegnazione dei budget, è possibile distribuire i fondi aziendali su più wallet, ovvero portafogli aziendali che consentono di allocare il denaro accessibile da più carte, per gestire in maniera separata le spese di ciascun progetto.

Inoltre, le carte possono attingere ai fondi secondo regole e limiti di spesa definiti in base alle esigenze di spesa di ogni dipendente, per mantenere più facilmente il controllo delle uscite e del flusso di cassa.

3) Trasferimento fondi immediato e ricariche automatiche

Utilizzare una carta di credito per coprire le spese aziendali in trasferta può rivelarsi un grosso problema, soprattutto in caso di acquisti imprevisti. Se il dipendente deve effettuare una spesa necessaria, che però non era stata preventivata nel budget iniziale e che quindi non può coprire con la carta di credito aziendale, è spesso costretto ad attingere ai propri fondi, dal momento che alzare il plafond della carta è un processo che richiede alcuni giorni lavorativi.

Grazie a sistemi automatizzati è possibile effettuare ricariche manuali o impostare ricariche automatiche in base a una data specifica o quando il saldo raggiunge un limite preimpostato, in modo che i collaboratori

4) Eliminare l’anticipo delle spese

Per l’80% dei dipendenti, utilizzare il proprio denaro per anticipare le spese dell’azienda ha un notevole impatto sulle proprie finanze personali. Lo conferma un recente studio Soldo, condotto in collaborazione con Ipsos, che mette in evidenza i problemi che l’anticipo delle spese causa ai dipendenti dell’azienda, sia sul piano finanziario che su quello del benessere psicologico.

Dalle interviste emerge però la necessità di un cambio di rotta: il 56% ritiene che l’attuale metodo di rimborso basato sulla compilazione della nota spese dovrebbe essere sostituito da un sistema di carte aziendali, una soluzione più efficace che elimina scartoffie, scontrini, lunghe attese e, soprattutto, il ricorso alla liquidità personale.

5) Archiviare scontrini e ricevute in digitale

Le aziende sono obbligate a conservare i giustificativi cartacei per 10 anni, a meno che i documenti analogici non vengano legittimamente sostituiti da quelli informatici.

Nell’era della digitalizzazione, collezionare una pila di scontrini e ricevute fiscali non è più necessario: al dipendente basta fotografare le ricevute, caricarle sulla app e Soldo, tramite il servizio di Conservazione Sostitutiva, le archivia automaticamente. Il sistema crea una copia digitale del giustificativo, con gli stessi contenuti di quella fisica e con piena validità legale.

Più efficienza, più controllo

La digitalizzazione delle spese di trasferta nel settore manifatturiero rappresenta un passo significativo verso l’efficienza e il controllo delle operazioni aziendali.

L’utilizzo di un software di gestione delle spese automatizzato può infatti migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e semplificare la gestione delle spese e consente al reparto amministrativo di avere una visione in tempo reale delle spese, semplificando l’approvazione e la verifica delle transazioni.

La digitalizzazione delle spese di trasferta non solo riduce gli errori e semplifica i processi, ma offre anche un maggior livello di comodità e flessibilità per i dipendenti in viaggio. Eliminare l’anticipo delle spese e fornire carte aziendali consente loro di concentrarsi sul lavoro senza preoccuparsi dei costi personali sostenuti.