La tecnica del work sampling: perché si usa e come funziona

La tecnica del work sampling, conosciuta anche come “campionatura del lavoro”, è uno strumento di analisi statistica molto efficace, basato su rilevazioni istantanee, utile per analizzare attività, nello specifico quelle non note, svolte all’interno di un’area produttiva oppure in determinati uffici.

Il work sampling può essere definito anche strumento per la mappatura delle attività non a ciclo, ma come? Spesso nei progetti di miglioramento è necessario misurare e mappare le attività svolte.

Per ottenere una buona mappatura delle attività, con dei valori sufficientemente precisi e attendibili, sarebbe necessario raccogliere moltissime rilevazioni, ognuna delle quali però richiederebbe tempo e risorse.

Il work sampling si può riassumere come uno strumento statistico per la mappatura e la misurazione, in termini di frequenza e durata, delle attività di un processo non a ciclo. L’obiettivo è quello di individuare le aree dove è prioritario intervenire per recuperare efficienza. 

Perché si utilizza il work sampling

Il work sampling si usa per la sua utilità nel mappare il tempo speso dalle risorse nelle diverse attività di un processo produttivo (non a ciclo) o impiegatizio (in questo caso vengono fatte delle analisi di dettaglio con altri strumenti a seguito un macro work sampling di screening attività).

Inoltre, si usa per misurare oggettivamente e riorganizzare le attività e per individuare le aree dove è prioritario intervenire per recuperare efficienza e anche per ottenere una mappatura delle attività a valore e non a valore.

I vantaggi del work sampling

Ma quali sono i vantaggi del work sampling? Sicuramente la sua velocità di esecuzione, l’analisi e la disponibilità dei dati relativi alle attività.

Inoltre, grazie alle informazioni e ai dati raccolti con l’applicazione della tecnica work sampling è possibile ottenere una distribuzione percentuale delle attività, oltre che a classificare i dati secondo diversi punti di vista: per esempio, suddividere tra le attività il valore aggiunto e gli sprechi.

In sostamza, questo tool viene utilizzato per quelle attività NVA o NVA ma necessarie, che non sono facilmente intercettabili, in quanto non a ciclo e quindi non in scheda costi e al giorno d’oggi, si sa, tutto deve essere costificato.

Come funziona nella pratica

Nella pratica, funziona in modo molto semplice: facendo “fotografie istantanee” a intervalli programmati. Il numero di “fotografie” da fare deve essere misurato e programmato (frequenza di misurazioni) sulla base del campione che si vuole ottenere.

La dimensione del campione dipende dalla complessità dell’area in termini di processi (numero di osservazioni = affidabilità dei dati).

Per il rilievo delle attività viene creato un modulo cartaceo e in seguito, tramite data entry (in ottica di lean però il data entry è un overprocess, quindi uno “spreco”), vengono registrati i dati su foglio excel. Questi serviranno dopo -n misurazioni a una analisi statistica.

Sul modulo vengono segnate le attività che si vogliono mappare se conosciute, altrimenti si creano delle macro-attività e successivamente, in un secondo work sampling, si entrerà in un dettaglio più approfondito.

Le fasi implementative 

In modo molto schematico, ecco quali sono le fasi implementative del work sampling:

• –Definire il team di lavoro;
• -Definire il processo da mappare;
• -Costruire il modulo per la raccolta dei dati;
• -Eseguire un primo work sampling per definire le attività se non tutte chiare;
• -Terminato il periodo di rilevazioni iniziali, analizzare i dati;
• -Ridefinire il modulo del work sampling con la lista definitiva delle attività da mappare secondo le considerazioni viste sopra;
• -Definire il periodo di rilevazione;
• -Svolgere work sampling;
• -Analizzare i risultati.

Parola d’ordine? Semplificare

Possiamo quindi affermare che il work sampling è uno strumento molto efficace per acquisire, in maniera rapida, informazioni su processi aziendali difficilmente mappabili con altri metodi tradizionali. Queste informazioni potranno poi essere immediatamente utilizzate per individuare attività di miglioramento.

Inoltre, per ottimizzare ulteriormente il processo di work sampling, e renderlo più efficiente, è possibile considerare l’utilizzo di strumenti digitali. Esistono oggi diversi strumenti tecnologici, che consentono la rilevazione sul campo e la gestione centralizzata dei dati raccolti.

Questi strumenti eliminano la necessità di utilizzare moduli cartacei e semplificano il processo di data entry e di gestione, riducendo così il tempo e le risorse necessarie per condurre le analisi.

La digitalizzazione dell’attività

È importante sottolineare che la soluzione scelta per la digitalizzazione della “campionatura da lavoro” non deve necessariamente prevedere l’utilizzo di strumenti e tecnologie complessi, che magari sono considerati di “tendenza”, come per esempio l’AI.

Il work sampling è un’attività semplice e può essere eseguita attraverso l’utilizzo di soluzioni, che consentano la creazione di workflow di attività lineari, che siano adattabili alle peculiarità del work sampling e dell’azienda.

Per esempio: un’applicazione mobile intuitiva potrebbe consentire ai rilevatori di effettuare le “fotografie istantanee” sul proprio dispositivo, con la possibilità di sincronizzare i dati in tempo reale con un database centralizzato e condiviso.

Questo tipo di funzionalità può essere ottenuta utilizzando applicazioni e strumenti, il più delle volte già presenti in azienda, come ad esempio Microsoft Office 365 o Google Drive.

In questo modo, la digitalizzazione della “campionatura da lavoro” non solo rende il processo più efficiente e accurato, ma offre anche la flessibilità necessaria per adattarsi alle esigenze specifiche di ciascuna organizzazione e di ciascun progetto di miglioramento.

(di Pasquale D’Attoma, Senior Consultant di STAUFEN ITALIA e Giuseppe Leonardi, Consultant di STAUFEN ITALIA)