Procurement dei materiali indiretti Maintenance, Repair, Operations: prima ricerca italiana

Le imprese italiane si trovano a operare in una fase storica tra le più sfidanti degli ultimi due secoli.

La pandemia di CoViD-19 ha ridisegnato le logiche di scambio su base globale, la crisi geopolitica ha modificato la percezione del futuro e la tecnologia sta ridisegnando anche le relazioni inter-organizzative. Le imprese, sottoposte a queste forti pressioni, vivono una fase di cambiamento trasversale.

Per assicurare continuità del business e sviluppo organizzativo, si muovono in un quadro complesso e articolato di fabbisogni e metodologie. Superare queste pressioni e, allo stesso tempo, assicurare il controllo dei costi d’acquisto non è un processo semplice e vede i professionisti del settore mettere in campo diverse strategie: ottimizzare il numero dei fornitori, gestire le informazioni attraverso nuove modalità, innovare e digitalizzare i processi di comunicazione tra clienti interni e clienti esterni, prestare maggiore attenzione alla sostenibilità. I vantaggi sono molteplici (risparmio di denaro e incremento dell’efficienza nei flussi d’acquisto) ma la strada è disseminata di ostacoli.

Sono alcuni dei risultati emersi nella prima ricerca italiana sul procurement dei materiali indiretti “Mantenere il controllo mentre la pressione aumenta”, titolo che esprime il grande impegno degli operatori del Procurement in un mondo sempre più complesso. A promuoverla RS Italia, marchio commerciale di RS Group plc, fornitore omnicanale globale di prodotti e servizi a valore aggiunto, e ADACI, l’Associazione Italiana Acquisti e Supply Management, in collaborazione con l’Università Europea di Roma. La ricerca scatta una fotografia del panorama italiano, indagando le prassi più comuni e le criticità condivise in tema di sostenibilità, digitalizzazione, esternalizzazione e gestione dei fornitori da parte delle aziende italiane. I dati sono stati raccolti tra maggio e agosto 2022 attraverso una survey telematica somministrata al database dei soci ADACI e dei clienti RS, senza alcuna clusterizzazione settoriale né geografica. 121 il numero di risposte validamente raccolte ed elaborate.

Affrontare le sfide strategiche con nuove metodologie e strumenti

Le decisioni sui fabbisogni dei materiali indiretti e dell’MRO (Maintenance, Repair and Operations), ovvero di tutte quelle attività indispensabili a garantire la manutenzione, la riparazione e il corretto funzionamento di attrezzature, macchinari e risorse impiegate all’interno del processo produttivo, sono influenzate da una serie di pressioni competitive, in particolare: l’ottimizzazione nella gestione del magazzino, la riduzione dei budget operativi e la necessità di rispondere a esigenze nuove o emergenti. Emerge come l’ufficio acquisti subisca la pressione dei clienti interni e non riesca a imporsi per standardizzare i processi, definire le procedure e scegliere i fornitori migliori per l’MRO.

La raccolta dei fabbisogni risulta, dunque, eterogenea: molte aziende non sono strutturate, e, soprattutto nel caso del procurement di MRO, decidono di ingrandire i propri stock o di comprare al bisogno. Di conseguenza, il tasso di acquisti “Maverick o off-contract”, ossia al bisogno e in emergenza, è altissimo e produce una falsa percezione di controllo della catena degli acquisti: il 55% dei rispondenti afferma di inviare richieste spot ai fornitori con medio-alta frequenza.

In contesti ad alta incertezza – come quello in cui si è svolta l’indagine – le imprese sentono la pressione al cambiamento e alla revisione delle procedure di acquisto. In particolare, il 22,6% del campione intende procedere anche ad una razionalizzazione del numero dei fornitori (per semplificare il controllo della spesa ed il monitoraggio delle prestazioni) e il 18,9% delle imprese intervistate dichiara di voler aumentare l’efficienza degli acquisti MRO con nuove procedure operative.

Migliorare l’integrazione e la comunicazione con i clienti interni

L’incapacità di quantificare ex-ante i fabbisogni di materiali indiretti impedisce al 28,4% delle imprese italiane di consolidare con sistematicità le esigenze e di ridurre l’efficienza dei processi di acquisto. In generale, tra le imprese analizzate non risultano né un’approfondita pianificazione né una sensibilità radicata in merito all’approvvigionamento dei materiali indiretti e, in particolare, di MRO.

Se da un lato l’ufficio acquisti fatica ad assumere un ruolo centrale nei confronti di clienti interni ed esterni, dall’altro i responsabili della gestione degli stock MRO si trovano a dover fare di più con budget inferiori, senza perdere di vista gli obiettivi di sostenibilità, efficienza e innovazione.

Utilizzare la tecnologia come leva strategica

Il 27,2% delle imprese del campione intende investire in digitalizzazione dell’impresa (Industry 4.0, Internet of Things) mentre il 15,1% vorrebbe investire nella digitalizzazione delle relazioni con i fornitori. La transizione alla digitalizzazione, percepita anche come leva strategica per la formazione del personale dell’ufficio acquisti, e l’utilizzo di piattaforme di e-procurement sono molto apprezzati per i vantaggi promessi: il controllo dei costi di acquisto e il risparmio di denaro (soprattutto per grandi organizzazioni con elevati volumi di transazioni), l’efficienza nei processi d’acquisto e la misurazione delle prestazioni attraverso i Key Performance Indicators.

Ciò nonostante, il 73,6% del campione analizzato dichiara di non adottare il Vendor-Managed Inventory (VMI o inventario gestito dal fornitore) per gli acquisti di MRO, che però assicura enormi vantaggi alle imprese che lo utilizzano: minori costi di gestione dei magazzini, minor complessità di gestione dei processi di acquisto, maggiore efficienza e produttività.

Rimanere sostenibili in un contesto in continua evoluzione

In merito alle pratiche sostenibili dedicate agli acquisti MRO, il campione risulta complessivamente molto attento al consumo energetico e all’impatto ambientale: il 22,5% dichiara di monitorare con costanza il consumo di energia rinnovabile il cui utilizzo, per il 38% delle imprese intervistate, rappresenta una priorità strategica. Eppure i fornitori di MRO sono generalmente valutati sulla base di alcuni parametri prestazionali, in particolare prezzo, qualità e puntualità delle forniture, e solo la metà del campione utilizza parametri oggettivi e/o privilegia fornitori certificati e socialmente responsabili.

A tale riflessione si associa una esigenza sempre più palese da parte delle imprese: misurare e monitorare la sostenibilità per far sì che non sia solo un obiettivo strategico ma una filosofia con cui tutte le procedure aziendali vengono progettate.

Monitorare e ottimizzare la rete di fornitura

Solo il 35,6% delle aziende afferma di gestire al massimo 10 fornitori MRO. Dunque, la razionalizzazione del numero di fornitori per l’acquisto di prodotti e servizi a valore aggiunto è attuata da poco più di un terzo del campione, nonostante sia chiaro il forte impulso verso quest’obiettivo.

L’indagine è stata presentata oggi 10 novembre a Milano nel corso di un evento che ha offerto ai partecipanti l’opportunità di commentarne i risultati insieme a Diego Comella, Managing Director di RS Italia, Fabrizio Santini, presidente di ADACI, ed Emanuela Delbufalo, preside della Facoltà di Economia dell’Università Europea di Roma e Professore Ordinario di Operations & Supply Chain Management.

«La pandemia di CoViD-19 – ha rimarcato Diego Comella, Managing Director di RS Italia – ha ridisegnato le logiche di approvvigionamento e di scambio su base globale, spingendo le imprese, incluse quelle italiane, ad abbracciare un cambiamento trasversale. Il ruolo dei professionisti del procurement è diventato centrale: un maggiore controllo delle comunicazioni con gli interlocutori interni ed esterni all’azienda e una migliore quantificazione dei fabbisogni MRO sono elementi indispensabili per garantire l’efficienza dell’intero processo. In tal senso, la tecnologia è oggi un supporto fondamentale per garantire la sostenibilità di tutta la catena di fornitura, la razionalizzazione dell’approvvigionamento e il raggiungimento di significativi obiettivi di riduzione dei costi e dell’uso di materie prime. Affidarsi a un unico fornitore, come RS, porta certamente vantaggi significativi – che si tratti di ridurre i costi o di consentire alle imprese di occuparsi di attività direttamente connesse al business. L’inflazione, l’aumento dei costi e l’identificazione dei fattori di rischio nelle catene di fornitura saranno le sfide da superare. Sono certo che i risultati della prossima edizione di questa ricerca testimonieranno il successo del nostro impegno».

«Durante gli ultimi tre anni – ha commentato il presidente di ADACI, Fabrizio Santini – si è assistito alla tempesta perfetta dove, di fronte ad aumenti stratosferici del costo delle materie prime e a problemi distributivi ed all’incertezza delle previsioni di mercato, si è compreso che per le risorse umane impiegate in azienda erano necessarie specializzazioni adatte alle nuove ed inaspettate esigenze. Tra le tante difficoltà – dal reperimento della merce al monitoraggio della catena di approvvigionamento, dalla gestione degli inventari alla soddisfazione delle aspettative dei clienti – è mancata, in particolare, la capacità aziendale di prevedere e gestire gli imprevisti reagendo in tempi e modi adeguati alla propria salvaguardia del business. Le direzioni aziendali si sono accorte che i supply manager/CPO sono figure essenziali perché la profittabilità si gioca spesso nella catena di fornitura e distribuzione. Per superare questo momento complesso e per essere in grado di promuovere soluzioni innovative nell’ottica della Value Analysis-Value Engineering (VA-VE) servono conoscenza, creatività, tenacia e resilienza. Per questo ADACI cerca di essere vicino al professionista del procurement per farlo crescere in conoscenze, competenze ed abilità attraverso network, convegni e corsi di formazione per ottenere attestazioni/qualifiche/certificazioni professionali come la Q2P ai sensi della legge 4/2013».

«Le categorie merceologiche analizzate nell’indagine – ha spiegato Emanuela Delbufalo, preside della Facoltà di Economia dell’Università Europea di Roma e Professore Ordinario di Operations & Supply Chain Management – tagliano trasversalmente molteplici settori industriali e di servizi e la tipologia di acquisti MRO è analizzata attraverso molteplici prospettive, utili a definire trend e best practice ma anche criticità e vulnerabilità condivise. Dai risultati emerge un quadro complesso e articolato di fabbisogni e metodologie con, in controluce, la complessità del fenomeno e l’impatto che l’incertezza gioca sulla sua evoluzione. La ricerca fotografa distintamente il ruolo strategico dei processi di approvvigionamento per la competitività aziendale».