Riduzione dei costi aziendali grazie all’ottimizzazione delle scorte

di Prema Srinivasan *

Le scorte di magazzino in eccesso rappresentano infatti costi inutili, mentre scorte troppo limitate rendono difficile soddisfare le richieste dei clienti. L’ottimizzazione delle scorte è quindi la risposta al problema nel mercato, che è diventato sempre più competitivo.

Le catene di approvvigionamento sono sempre più complesse. L’attuale pandemia è la prova definitiva che fattori come la globalizzazione, la politica internazionale e le minacce alla sicurezza stanno mettendo a dura prova la capacità dei fornitori di consegnare ciò di cui abbiamo bisogno. Nel frattempo, anche il comportamento dei consumatori sta cambiando e le loro aspettative sono cresciute. Oggi possiamo ordinare tutto ciò che vogliamo dai nostri smartphone e sempre più ci aspettiamo che la merce arrivi quasi immediatamente, il che mette ulteriormente sotto pressione il processo di controllo delle scorte da parte dei produttori.

Ma il controllo delle scorte è una sfida difficile da affrontare. Le scorte di magazzino in eccesso rappresentano infatti costi inutili, mentre scorte troppo limitate rendono difficile soddisfare le richieste dei clienti. L’ottimizzazione delle scorte è quindi la risposta al problema nel mercato, che è diventato sempre più competitivo.

L’ottimizzazione delle scorte ha un impatto diretto anche sulle funzioni di servizio: mentre delle scorte eccessive implicano evidenti costi maggiori, delle scorte insufficienti possono provocare ritardi nelle risposte alle esigenze dei consumatori, provocando costi indiretti.

Che cos’è l’ottimizzazione delle scorte e perché è così importante?

Le scorte (o giacenze di magazzino) sono le merci e i materiali che fanno parte di un processo di produzione; un’azienda vende queste merci ai consumatori o le utilizza per rifornire i team di assistenza.

La gestione delle scorte può essere un processo complesso ma è essenziale per il regolare svolgimento delle operazioni di produzione e assistenza. I responsabili delle scorte devono tenere conto della potenziale volatilità sia dell’offerta che della domanda e garantire che le merci siano conservate nel posto giusto in base a quando e dove sono necessarie nel processo di produzione. Per le organizzazioni di assistenza, ciò richiede anche lo stoccaggio di parti in magazzino in base alle esigenze di manutenzione e assistenza.

L’ottimizzazione delle scorte consente di bilanciare i livelli delle scorte per garantire che essi permettano di soddisfare le esigenze di produzione e assistenza pianificate, riducendo al minimo gli eccessi.

In un contesto di produzione, mantenere le scorte ai livelli minimi è importante perché le scorte equivalgono a capitale circolante o, in termini più semplici, alla liquidità disponibile. Troppo denaro investito nelle scorte influisce sulla spesa anche in altre parti dell’azienda. Avere troppe scorte comporta un costo, stimato di circa il 10% del valore dello stock, quindi l’eccesso di stock equivale a un costo extra. Per i team di assistenza, invece, gli effetti possono essere più gravi se gli squilibri delle scorte impediscono l’effettuazione rapida ed efficiente degli interventi. Fortunatamente, i progressi della tecnologia possono aiutare a superare questo problema.

Ottimizzazione delle scorte e Industry 4.0

L’Industry 4.0 ha portato a una connettività senza precedenti tra computer, macchine e processi azionati da macchine e questa connettività offre vantaggi reali per l’ottimizzazione delle scorte. Vediamo di seguito quali sono:

a) Visibilità

La gestione delle scorte ai massimi livelli inizia dalla conoscenza approfondita del proprio inventario. Con la semplice pressione di un pulsante, l’Industry 4.0 consente di ottenere dei dati precisi e in tempo reale sulla quantità esatta di materiali disponibili e sulla loro localizzazione nel processo di produzione. Inoltre, non viene mostrata solo la quantità di scorte a disposizione, ma anche il loro luogo, il momento di acquisto/produzione, la loro durata di permanenza in magazzino e, persino, la loro qualità.

b) Analisi avanzate

Gli strumenti analitici resi possibili dalla tecnologia Industry 4.0 consentono di prevedere con precisione i requisiti futuri dei prodotti in base a tendenze più ampie, comportamento dei clienti, prestazioni precedenti, time-to-market, ritardi di spedizione e così via. Sono possibili delle previsioni incredibilmente accurate, fondamentali per un’efficace ottimizzazione delle scorte.

c) Collaborazione

La connettività, che è centrale in Industry 4.0, fa sì che tutte le parti dell’organizzazione, e anche tutte le altre parti interessate, abbiano una visione coerente dell’intera catena di fornitura nel suo complesso. Ciò rende più facile reagire rapidamente alla volatilità o ai picchi di domanda, ai problemi di disponibilità delle materie prime e alle variazioni dei prezzi delle scorte.

6 suggerimenti per facilitare il miglioramento dei processi inventariali

Benché le pressioni specifiche sulla produzione e sui servizi volte a migliorare i processi inventariali varino, esistono alcuni modi comuni per migliorare questi flussi di lavoro e garantire che le parti giuste siano nel posto giusto, proprio quando sono necessarie.

1. Implementare soluzioni digitali

Le tecnologie digitali come il software di gestione delle scorte possono cambiare le regole del gioco. Una volta messe in opera, quasi tutto il lavoro di base richiesto nella gestione delle scorte può essere automatizzato e semplificato, risparmiando un’enorme quantità di tempo del personale ed eliminando il potenziale di errori umani. Oltre a rendere il processo più rapido, economico e semplice, le soluzioni digitali offrono anche il potenziale per massimizzare i vantaggi ottenuti dalla gestione delle scorte.

Le soluzioni software di gestione delle scorte non solo automatizzano e semplificano il tracking e il monitoraggio complessivo delle scorte, ma offrono anche dati e approfondimenti accurati e in tempo reale sulle scorte, sulla domanda, ecc. Se sono collegate all’IIoT, con la semplice pressione di un pulsante i dati possono essere condivisi in modo accessibile e utilizzabile tra team, sedi diverse e persino più aziende, supportando la pianificazione e il processo decisionale della gestione critica delle scorte nella catena di fornitura.

2. Costruire relazioni con i fornitori

Una corretta gestione delle scorte inizia con l’acquisizione della giusta quantità di materiale, al momento giusto e al prezzo giusto. Ciò richiede delle solide relazioni con i propri fornitori per essere certi che comprendano le nostre esigenze. Se è stato costruito un buon rapporto, è più probabile che i fornitori collaborino per risolvere i problemi, negoziare accordi e fare il possibile se la catena di approvvigionamento dovesse venire interrotta. Idealmente, anche questi partner utilizzano le loro soluzioni digitali per ottimizzare le proprie scorte.

3. Ottenere una visione completa dell’intero processo

Una visione complessiva dell’intero processo inventariale è fondamentale per identificare i problemi e implementare i miglioramenti del processo. La connettività offerta dalle tecnologie Industry 4.0 permette ai sistemi IT e OT di convergere, rendendo possibile questa visione complessiva in tempo reale. Ciò consente previsioni più accurate, facendo in modo che le scorte disponibili siano esattamente quelle necessarie e riducendo nello stesso tempo al minimo il rischio di overselling.

4. Prendere decisioni “informate”

I dati accurati sono essenziali. Le decisioni sui miglioramenti del processo inventariale devono basarsi su informazioni valide e aggiornate. Analogamente, l’efficacia dei cambiamenti di processo deve essere misurata in modo affidabile. Esistono diversi modi per raccogliere, registrare e analizzare i dati inventariali, ma in quasi tutti i casi un approccio digitalizzato, in cui i dati vengono raccolti ed elaborati da un computer, farà risparmiare tempo e sarà molto più accurato.

5. Comunicare e collaborare

Una delle principali cause dei problemi che possono affacciarsi durante il processo inventariale è umana. Non si tratta tuttavia di errori umani, ma di una mancata comunicazione. Ciò vale sia all’interno delle stesse aziende, sia quando si hanno rapporti con stakeholder e fornitori. Persone, team e reparti devono lavorare insieme in modo collaborativo, altrimenti, i problemi di processo sono quasi inevitabili. Le tecnologie digitali possono semplificare la collaborazione, in particolare rendendo regolarmente visibili a tutti i team coinvolti i dati necessari.

6. Legare il processo inventariale a iniziative di miglioramento più ampie

Nelle aziende, il processo inventariale non è autonomo, ma fa parte di un quadro più ampio. Benché sia certamente possibile apportare dei miglioramenti e ridurre i costi esaminando e migliorando la gestione delle scorte, i maggiori guadagni si ottengono quando il processo viene affrontato come parte di un programma olistico di miglioramento o trasformazione aziendale. L’adozione di tecniche di gestione aziendale come Lean o Six Sigma porterà a miglioramenti del processo inventariale, oltre a favorire miglioramenti aziendali più generali.

Vantaggi finali

Secondo uno studio della società di consulenza The Hackett Group, Inc., ben 1,1 trilioni di dollari sono impegnati nelle scorte solo negli Stati Uniti, ovvero circa il 6% del PIL totale.

Considerando anche la crescente complessità delle catene di fornitura globali, non c’è da meravigliarsi che i produttori stiano cercando di ottimizzare le scorte per mantenere sia il flusso di cassa che la produttività, nonché ridurre i costi di esercizio.

I vantaggi dell’ottimizzazione delle scorte possono essere massimizzati quando vengono supportati da tecnologie digitali avanzate. Queste rendono più facile che mai monitorare le forniture e la produzione, fare previsioni accurate, migliorare l’efficienza delle scorte e reagire alla volatilità dei mercati e ai problemi di fornitura. Tutto ciò si aggiunge a costi di inventario inferiori e a una maggiore resilienza aziendale nei confronti dei cambiamenti esterni, creando una prospettiva interessante per i produttori.

L’implementazione della connettività può favorire una migliore ottimizzazione delle scorte

Non sorprende che molti produttori stiano investendo nel miglioramento del processo inventariale. Le scorte rappresentano una parte significativa del budget e, in alcuni settori, quasi la metà delle aziende ne considera la gestione ottimale come una sfida quotidiana. Per fortuna, le tecnologie digitali possono rendere il processo più facile, veloce ed economico, oltre che più preciso. PTC può aiutare le aziende di produzione a implementare soluzioni di connettività industriale.

* Prema Srinivasan è Digital Content Marketing Manager presso PTC. Grazie a questa carica, ha accesso a tutte le notizie tecnologiche più recenti e le diffonde. La sua passione è coinvolgere i lettori e aggiornare i responsabili delle decisioni con contenuti pertinenti e tempestivi.