Shopfloor Management, l’attitudine a risolvere problemi

Per essere competitivi nel mercato moderno è indispensabile incrementare la capacità di processare informazioni e l’attitudine a risolvere problemi

Le aziende si trovano a competere in contesti sempre più complessi, che richiedono un diverso approccio organizzativo. La gestione delle informazioni, sia quelle ottenute lungo il flusso del valore, che quelle derivate dalla catena gerarchica, unitamente a quelle verso le funzioni di supporto, deve essere arricchita ed accelerata, per garantire rapidità di risposta al cliente, flessibilità e risoluzione rapida dei problemi.

La soluzione organizzativa migliore per queste sfide deriva dal Lean Thinking. Ma anche se applicati correttamente, i soli strumenti di tale metodologia potrebbero risultare non sufficienti per cogliere la sfida. È necessario un approccio globale, che integri la componente comportamentale a quella strumentale, richiedendo pertanto un cambio complessivo di mentalità, soprattutto manageriale.

Lo Shopfloor Management è la modalità per realizzare nella pratica questi concetti, dunque per aumentare le capacità di processare informazioni in ambienti complessi e di sostenere il cambiamento culturale verso la risoluzione dei problemi e il miglioramento continuo, in modo da elevare in maniera strutturale le prestazioni del proprio business. Ma quali sono le caratteristiche dello Shopfloor Mangement?

La visualizzazione

Una chiara visualizzazione dei dati fondamentali e del grado di implementazione delle soluzioni da condividere con i lavoratori. Serve a migliorare le prestazioni aziendali.

L’impiego della visualizzazione nella comunicazione aumenta il numero di canali sensoriali mediante i quali l’informazione viene fornita; permettendone l’utilizzo immediato e una maggiore permanenza nella nostra memoria.

Per questo si utilizzano gli infocenter: cartelloni con grafici e piani, posizionati in aree dedicate direttamente nella zona di lavoro, che visualizzano in modo sistematico la situazione giornaliera della produzione e permettono di capire i problemi e definire le misure correttive per la loro risoluzione.

La comprensibilità e gestibilità sono fondamentali. Il personale deve poter tenere aggiornate le visualizzazioni nel modo più semplice possibile e i manager devono poter riconoscere le necessità di azione a prima vista. La visualizzazione si focalizza su pochi e sintetici indicatori chiave:

• L’andamento nel breve termine di quantità prodotte e qualità
• L’allocazione di tutti gli addetti alle postazioni di lavoro
• Il grado di completamento dei processi di risoluzione dei problemi
• L’avanzamento delle azioni correttive
• Il controllo del processo di miglioramento continuo

La comunicazione regolare

È una sequenza di incontri formali, brevi e focalizzati nei temi, basati su agende definite a priori e che sfruttano a supporto gli strumenti di visualizzazione.

Questi permettono il potenziamento della comunicazione tra manager e collaboratori, capi reparto, team leader. Ma non nei piani alti o tra vertici, bensì un dialogo che si trasporta in fabbrica, nell’area dove si produce il valore aggiunto e si manifestano i problemi. Per ottimizzare il tempo e dare ai problemi rapida soluzione.

L’output di questi incontri, risulta essere:

• Una comunicazione chiara e coerente tra i livelli gerarchici
• Aggiornamento a tutti i livelli sulle prestazioni dell’area e dell’azienda
• Definizione tempestiva delle attività con condivisione e verifica attiva dell’implementazione
• Efficacia ed efficienza

Da supervisore a mentore nello sviluppo della Leadership

Se lo Shopfloor Management si basa sul legame tra i processi e le persone che li vivono quotidianamente (strumenti + comportamenti), è di fondamentale importanza l’interazione tra manager e operatori.

Gli operatori sono supportati nel risolvere problemi e nel miglioramento continuo. I manager sviluppano quotidianamente la loro leadership attraverso l’adempimento dei compiti di Shopfloor Management.

Gli elementi principali di questa interazione, sono:

• L’ascolto attivo: prestare attenzione a tutti gli aspetti della comunicazione, per ricavare informazioni utili alla comprensione dei problemi e alla qualità della relazione
• L’approccio dinamico: l’interazione tra le domande fatte da parte del manager e le risposte date dall’operatore, guida e responsabilizza l’operatore stesso nella definizione delle soluzioni
• L’uso del feedback: dare ed accettare un feedback come spunto costruttivo di crescita e miglioramento